Письмо Минфина РФ от 1 февраля 2011 г. № 03-03-06/1/47

Вопрос: ЗАО, являясь биржевым брокером, внедрило корпоративную информационную систему (далее - КИС).

КИС позволяет использовать электронную цифровую подпись (далее - ЭЦП) при подписании электронных документов с клиентами (физическими и юридическими лицами), присоединившимися к данной системе. В перечень документов, подписание которых возможно осуществлять с помощью КИС, входит акт сдачи-приемки, являющийся в соответствии с Федеральным "законом" от 21.11.1996 N 129-ФЗ первичным учетным документом. Форма электронного акта сдачи-приемки соответствует требованиям, предъявляемым "п. 2 ст. 9" Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

В соответствии с "п. 1 ст. 248" НК РФ доходы определяются на основании первичных документов и иных документов, подтверждающих получение дохода. В соответствии с "п. 1 ст. 252" НК РФ расходами признаются документально подтвержденные затраты.

Правомерно ли принимать к бухгалтерскому учету и в целях исчисления налога на прибыль расходы и доходы, первичные учетные документы по которым составлены в электронном виде и заверены ЭЦП? Будут ли являться доходы и расходы, подтвержденные электронными документами, содержащими ЭЦП, надлежаще подтвержденными доходами (расходами)?

Необходимо ли ЗАО осуществлять изготовление бумажных копий электронных документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде с использованием системы электронного документооборота? Какой существует порядок оформления электронных документов на бумажном носителе в целях представления по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ? Необходимо ли заверять бумажную копию электронного документа подписью ответственного лица и печатью общества?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета расходов и сообщает следующее.

В соответствии с "п. 1 ст. 252" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных "ст. 265" НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно "п. п. 1", "2" и "7 ст. 9" Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные "п. 2 ст. 9" вышеуказанного Федерального закона.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

"Пунктами 1" и "2 ст. 1" Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" установлено, что целью данного Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Действие вышеуказанного Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.

В соответствии с "п. 3 ст. 11" Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

По требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, должны быть распечатаны и заверены подписью руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими на то лицами.

Одновременно сообщаем, что мнение Департамента, приведенное в настоящем письме, не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с "Письмом" Минфина России от 07.08.2007 N 03-02-07/2-138 направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует налоговым органам, налогоплательщикам, плательщикам сборов и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

С.В.Разгулин